Переводим бизнес на удаленку. Советы экспертов

С целью предупреждения распространения коронавирусной инфекции федеральные и региональные органы власти призвали работодателей перевести работников на дистанционный режим работы, если для этого есть технические и организационные возможности. А для этого необходимо перестроить бизнес-процессы. Как это сделать оперативно и без потерь – советы экспертов.

Борис Попов, директор по развитию бизнеса Vinteo, эксперт по технологиям видеокоммуникаций:

"В сложившихся условиях экстренного перевода сотрудников на удаленную работу в выигрышной ситуации оказались компании и учреждения, уже использующие профессиональные решения видеоконференцсвязи (далее – ВКС) в бизнес-процессах.

Быстро подобрать решение ВКС и не прогадать с выбором поможет чек-лист:

1. Определить задачи, для которых будет использоваться видеоконференцсвязь в организации или сформулировать проблемы, которые возникли с использованием имеющейся системы.

   Требуется ли организовать простое общение по видео нескольких сотрудников между собой или нужно обеспечить высокое качество коллективной работы с максимальным эффектом присутствия, создать виртуальную офисную среду и учесть отраслевые особенности компании (например, необходимость проведения оперативных межведомственных совещаний по всей стране, демонстрация материалов в хорошем качестве и т.д.). Или необходимо расширить имеющуюся систему ВКС, поскольку ее функционала стало не хватать при резко возросшей нагрузке?

2. Оценить существующую инфраструктуру корпоративной сети ВКС.

   Нужно быстро создать сеть с нуля или система ВКС в компании существует, но ее нужно модернизировать? Так, для построения сети ВКС впервые, решения небольших задач, организации общения не более 50-100 абонентов, прекрасно подойдет функционал упрощенного решения класса web-конференций. А вот для масштабирования существующей сети, с необходимостью подобрать новое оборудование (или программное решение), совместимое с имеющимся, сможет справиться только решение профессионального класса.

3. Прицениться к имеющимся на рынке продуктам, с учетом долгосрочной перспективы.

   Решение ВКС профессионального класса, способное обеспечить интеграцию с любым другим оборудованием и обширный дополнительный функционал, не может стоить дешево. Даже отечественные продукты потребуют значительных инвестиций (например, средний проект может начинаться от 3 млн руб.) Упрощенное решение для вебконференций обойдется в 3-4 раза дешевле профессионального, но желательно уже сейчас понимать долгосрочные цели бизнеса – экономия сегодня может вылиться в дополнительные инвестиции при необходимости расширить функционал (например, при затянувшемся карантине), а недорогой продукт классом ниже просто не даст этого сделать.

4. Узнать о тестировании, акциях и дальнейшей поддержке. Действенный способ проверить решение – поставить пилотный продукт ВКС на базовую сеть организации (или демо-сеть) и протестировать его работу в реальных условиях, чтобы в полной мере оценить весь функционал. В сегодняшних реалиях многие вендоры ВКС пойдут навстречу и обеспечат выгодные условия тестирования и приобретения решений. Также важно узнать, как будет происходить обслуживание системы ВКС после покупки – в идеале, заказчик должен получить качественную местную поддержку от специалистов, хорошо знакомых с работой российских проектов".

Никита Цаплин, управляющий партнер RUVDS.com:

1. "Сначала необходимо сделать очевидное: установить общие правила для всей команды и распорядок дня. Так, мы, например, ввели общие для всех правила:

• время, в которое все сотрудники должны быть онлайн в корпоративном менеджере slack: обычно мы начинаем работу в 12 часов и заканчиваем в 20-21 часа;
• установили, что считается за прогул: недоступность по телефону более двух часов;
• договорились о стендапах в 12 и 20 часов: на первых устанавливаются задачи, на последнем нужно написать краткий отчет, что получилось сделать, а что нет.
• 2.Вторым шагом должен стать вопрос безопасности, а именно возможной кражи переписок с клиентами. Поэтому у всех внутренних сервисов реализованы: